L’optimisation de la productivité est au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises puisqu’elle est gage de rentabilité et donc de pérennité pour la structure. Pour rationaliser la production, et ainsi générer davantage de profits, agir sur les temps masqués s’avère judicieux.
Que sont les temps masqués ? Comment les réduire ou les optimiser ? Et en quoi une gestion flexible et intelligente du contrôle d’accès permet de tirer profit des temps masqués ? Zoom sur cette notion essentielle en gestion RH.
Qu’est-ce que le temps masqué ?
Définition
La notion de temps masqué est issue du domaine industriel, et s’utilise notamment dans la gestion de production et l’optimisation des processus.
Un temps masqué est une période durant laquelle deux tâches peuvent être effectuées simultanément pour réduire la durée totale d’un processus. L’une de deux tâches, occupe la totalité de la période et constitue la tâche principale, et l’autre vient combler les moments d’inactivité, inhérents à la principale, généralement des temps d’attente, qui sont inévitables et irréductibles.
Ce concept implique finalement l’optimisation des temps d’attente, par le principe de la simultanéité. Il s’agit de décortiquer les procédures et d’avoir une vision globale du temps consacré à chaque action pour identifier ces moments de “creux”. En utilisant intelligemment les temps masqués, toute personne gagne assurément en efficacité et à une meilleure compréhension des systèmes, qu’elle peut ainsi piloter de manière plus éclairée.
Exemples d’utilisation des temps masqués
S’ils trouvent leur origine dans l’industrie, les temps masqués existent dans tous les domaines professionnels, et même dans la vie personnelle. Dans la vie de tous les jours, nous sommes confrontés à des temps d’attente et nous utilisons cette notion industrielle, parfois même sans nous en rendre compte.
Voici quelques exemples d’utilisation des temps masqués :
- en restauration : éplucher ses légumes en attendant que l’eau frémisse
- en industrie : contrôler une pièce pendant la réalisation de la suivante
- en BTP : nettoyer ses outils en attendant le séchage d’un mur enduit
- en marketing : consulter ses mails durant le téléchargement de données à analyser
- en logistique : s’occuper de l’administratif le temps que le véhicule de livraison électrique se recharge
Le temps masqué fait partie intégrante de la vie professionnelle et personnelle de chacun. Apprendre à tirer parti de ces périodes est synonyme d’efficience et, dans le monde de l’entreprise, permet de réaliser des bénéfices certains à plusieurs niveaux.
Quels sont les bénéfices de l’utilisation des temps masqués en entreprise ?
La gestion du temps masqué doit être une préoccupation pour de nombreux acteurs au sein de l’entreprise, car elle permet de faire plus sur une période égale, ce qui est synonyme d’un meilleur rendement. Elle permet aussi de limiter les efforts et peut faire évoluer les procédures pour les rendre plus adaptées, dans une logique d’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT). Les responsables RH, les chefs de projet, managers d’équipes et les salariés eux-mêmes doivent prendre en compte ce concept pour optimiser leurs actions et celles de leurs équipes.
Dans la sphère RH, la gestion agile des temps masqués va de pair avec la mobilisation optimale des ressources. Si un employé est en mesure de faire plus dans sa journée, sans augmenter sa durée de travail, des économies de postes peuvent être réalisées. Les recrutements sont alors optimisés et ciblés. Ce concept est également au centre de l’attention lors de la création des plannings du personnel.
Côté gestion de projet, la prise en compte des temps masqués permet de créer des rétroplannings et de réfléchir à l’enchaînement des missions de manière optimale. Après avoir listé, analysé, caractérisé toutes les tâches et répertorié celles qui comportent des laps de temps d’attente incompressibles, une hiérarchisation et un enchainement des actions qui tire profit des temps masqués peut être réalisé. Ce travail permet ici de réduire la durée totale du projet, et de se laisser une marge temporelle en cas d’imprévu, tout en tenant les délais prévus initialement.
Enfin, pour les salariés, cette méthode permet un gain d’efficacité certain. Travailler sur un projet A en attendant la réponse impérative d’un partenaire sur un projet B. Réaliser les tâches qui nécessitent un temps de repos obligatoire le matin pour pouvoir les terminer l’après-midi, dans la même journée. Planifier les rendez-vous dans un même secteur géographique le même jour. Mises bout à bout, ces actions organisées de manière réfléchie permettent de gagner plusieurs heures par semaine, limitant ainsi la charge mentale, le stress et participant au bien-être professionnel.
Concrètement, le principal bénéfice à l’utilisation des temps masqués est la rationalisation du travail : produire autant que possible sur une période donnée, en optimisant les processus et en allouant les bonnes ressources au bon moment et au bon endroit. Mais les retombées positives d’une telle pratique vont bien au-delà de la simple amélioration de la rentabilité. Manager les temps masqués intelligemment est également synonyme de bien-être au travail, de réduction du stress, de cohésion d’équipe, d’économie d’énergie, de levier pour l’ESG ou encore d’amélioration de la réactivité auprès de la clientèle.
Comment optimiser les processus avec le temps masqué ?
Comme évoqué précédemment, l’optimisation des processus et la rationalisation des temps masqués repose sur une première phase de réflexion et de diagnostic.
Il faut en premier lieu répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont toutes les tâches qui composent ce processus ?
- Existe-t-il des micro-tâches au sein de ce système ?
- Combien de temps dure chacune d’entre elles ?
- Lesquelles sont conditionnées par la réalisation de la précédente chronologiquement ?
- Lesquelles sont faisables par tout le monde et lesquelles demandent la mobilisation d’une personne spécifiquement qualifiée ?
- Lesquelles comportent des temps d’attente incompressibles ?
- Quelle est la durée de ces temps creux ?
Ensuite, à l’aide de logiciel de gestion, d’outils de suivi permettant de rapprocher toutes les données et informations obtenues, il est possible d’adapter l’organisation. Les postes peuvent ici être réévalués, les temps de travail ajustés, des tests réalisés et enfin des standards créés, une fois les adaptations optimales trouvées.
Pour transmettre ces bonnes pratiques organisationnelles, il est généralement nécessaire de former le personnel, à la fois pour transmettre les bons gestes et les bonnes procédures, mais aussi dans un but pédagogique, pour expliquer clairement la démarche d’optimisation.
Comment une gestion agile du contrôle d’accès participe à l’optimisation des temps masqués ?
L’optimisation du contrôle d’accès et la rationalisation du temps masqué sont assez liés, notamment dans le domaine de la logistique, du retail, de l’industrie et de la livraison.
En logistique, le temps masqué peut avoir deux définitions :
- rapporté au personnel : il désigne les temps durant lequel un individu est occupé par une tâche qui pourrait être effectuée simultanément à une autre (comme vu dans notre article).
- rapporté au produit : il désigne toutes les périodes du cycle de vie d’un produit pendant lesquelles il est immobilisé dans la chaîne logistique, qu’il soit en attente ou subisse un traitement, ne créant ainsi pas de valeur ajoutée.
De nombreux temps d’attente, qu’ils soient subis par les individus ou les produits, peuvent être réduits dans une logique d’optimisation logistique par le contrôle d’accès. Certains peuvent même être supprimés par la mise en place d’un système flexible et intelligent, comme celui de Kwikwink.
Avec une gestion agile, sécurisée et individualisée du contrôle d’accès, sans badge et sans clé, les livreurs se trouvent plus agiles dans l’organisation de leurs tournées. Ils ne sont plus dépendants des horaires d’ouverture et de la présence de personnel pour réceptionner les produits dans les entrepôts et sur les points de livraison. Les tournées peuvent ainsi être mutualisées, et les plannings peuvent être adaptés pour limiter les déplacements à vide.
Les temps masqués des livreurs (temps de trajets et attente d’un tiers au chargement et au déchargement par exemple) sont largement réduits, afin de rationaliser les déplacements. Les produits subissent également moins d’immobilisation et peuvent être livrés plus rapidement, générant de la valeur ajoutée sans tarder.
Du côté du point de livraison, les employés gagnent aussi du temps puisqu’ils ne sont pas accaparés par la réception des marchandises. La livraison autonome les libère d’une charge, leur permettant ainsi de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
La gestion flexible du contrôle d’accès permet de tirer parti des temps masqués et de bâtir une stratégie organisationnelle en limitant les contraintes extérieures, que ce soit dans le domaine de la logistique, du retail ou dans tout autre secteur d’activité.
Basée sur l’agilité, la sécurité, la sûreté et les nouveaux comportements des individus, notre solution Kwikwink favorise la création de systèmes intelligents, qui permettent de rationaliser les actions et ainsi encourager la rentabilité et la pérennité de toute entreprise. Contactez notre équipe pour en connaître davantage sur notre solution et savoir comment notre système disruptif peut vous aider à développer votre agilité organisationnelle.
